Wie organisiert man ein Alumni-Treffen?

2024 Autor: Priscilla Miln | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2024-02-17 20:32

Der Alumni Reunion Evening, egal wo er stattfindet und wen er versammelt, erfordert eine ernsthafte Vorbereitung und spürbare Kosten. In der Regel ist es für eine Person ziemlich schwierig, die Organisation eines solchen Urlaubs zu meistern und sich darauf vorzubereiten.

Jetzt nutzen sie oft die Dienste von Agenturen, aber das Ergebnis der Arbeit von Fachleuten entspricht nicht immer den Erwartungen und kann von der Version des Urlaubs abweichen, die sie arrangieren wollten. Daher ist es besser, die Angelegenheit in Eigenregie anzugehen, am besten mit einer Gesellschaft von zwei, drei oder vier Personen.

Wo anfangen?

Du musst den Abend des Absolvententreffens vorbereiten, indem du die Anzahl der Teilnehmer festlegst. Das heißt, Sie sollten entscheiden, wen Sie sammeln möchten - die gesamte Ausgabe, eine Klasse oder Gruppe. Ob das Lehrpersonal eingeladen werden soll und welche der Lehrkräfte angerufen werden sollen. Alle anderen Aspekte hängen von der Anzahl der potenziellen Teilnehmer und Gäste der Veranst altung ab.

Als nächstes musst du all diese findenMenschen zu versammeln. Ob Sie einen Alumni-Abend an einer Schule oder ein Studentenfest in einem Restaurant planen, die Suche nach Teilnehmern ist die wichtigste, langwierigste und schwierigste Phase der Vorbereitung.

Nachdem alle möglichen Koordinaten gefunden wurden, sollten die Leute kontaktiert oder angerufen werden und ihnen nicht nur Einladungen geschickt werden. Dies muss getan werden, weil jemand nicht gehen wird und jemand nicht allein kommen möchte. Sie müssen die Lehrer anrufen oder ihnen schreiben. Sie sollten Teilnehmer nicht im Voraus ausschließen und sich auf Ihre eigenen Ideen konzentrieren. Das heißt, wenn beispielsweise das Alumni-Treffen in Moskau stattfindet und einer der potenziellen Teilnehmer in Wladiwostok lebt, sollten Sie nicht alleine entscheiden, dass die Person nicht kommt.

Es ist notwendig, die bevorzugte Zeit und das bevorzugte Datum mit allen Teilnehmern des Abends zu klären, einschließlich der Lehrer. Sie sollten auch sorgfältig nach finanziellen Möglichkeiten fragen, dh fragen Sie, wie viel eine Person bereit ist, für die Organisation einer Veranst altung aufzuwenden.

Nach diesen ersten Schritten verfügen die Organisatoren über eine vollständige Liste der Gäste und Teilnehmer der Veranst altung, die Informationen über ihre Freizeit und ihre finanziellen Möglichkeiten enthält.

Was kommt als nächstes?

Im nächsten Schritt sollen Ort, Zeit und ungefährer Ablauf des Abends des Alumni-Treffens festgelegt werden. Dies ist aufgrund des ungefähren Budgets und der Anzahl der Teilnehmer nicht schwierig. In dieser Phase muss das Budget zweimal „angeschaut“werden, ebenso wie die Anzahl der Teilnehmer.

Das erste, woran man denken sollteSzenario - Standortwahl. Wenn mehr als hundert Personen auf der Veranst altung erwartet werden, das Budget aber gering ist, sollten Sie ein Café oder einen kleinen Club mit einer Mindestbestellmenge „für Besucher“mieten. Das heißt, mit den Eigentümern der Einrichtung zu vereinbaren, dass die Leute Getränke und Essen selbst bestellen. Diese Art der Miete wird die Kosten für die Zahlung der Einrichtung erheblich senken.

Eine weitere Möglichkeit ist, ein Alumni-Treffen an einer Schule oder einem Institut zu verbringen. Aber nicht immer ist diese Art der Organisation einer Veranst altung wirtschaftlicher als die Anmietung einer Institution. Für eine vollständige Feier müssen Sie Buffettische decken, dh Alkohol, Lebensmittel oder fertige Snacks kaufen. Beim Einkauf von Lebensmitteln benötigen Sie eine Person, die kocht. Sie benötigen Tischdecken, Geschirr und vieles mehr. Sie müssen auch nach dem Ende des Urlaubs alles reinigen. Neben den Kosten und dem Aufwand hat die Durchführung einer Veranst altung in einem Schulgebäude eine Reihe erheblicher Nachteile, wie z

Einen Alumni-Abend lässt sich am besten verbringen, wenn man einen Schul- oder Institutsbesuch mit einer Party in einem Restaurant verbindet. Ein feierlicher Teil kann in einer Schulaula oder einem Studentenpublikum stattfinden und den Spaß selbst in ein Restaurant oder Café verlegen. Bei dieser Auswahl müssen Sie zunächst die Daten und Uhrzeiten ermitteln, zu denen die Bildungseinrichtung die Veranst altung ausrichten kann, und dies mit kombinierenden von der Mehrheit der Teilnehmer bevorzugten Zeitrahmen und wählen Sie tatsächlich ein Datum aus.

Gewünschten Termin nicht sofort mit der Verw altung abstimmen, sondern nur vorab vereinbaren. Dies ist notwendig, um ein geeignetes Café für eine ausgewählte Zeit in der Nähe der Bildungseinrichtung fußläufig zu finden. Es ist sehr unpraktisch, wenn das Institut oder die Schule weit vom Restaurant entfernt ist. In dieser Situation werden einige nicht zum feierlichen Teil gehen, während andere nicht zum Spaß gehen werden.

In einer nahe gelegenen Cafeteria kann es jedoch vorkommen, dass das ausgewählte Datum oder die ausgewählten Stunden besetzt sind, aber ein anderes Datum frei ist, was ebenfalls praktisch ist. Daher ist es notwendig, mit der Bildungseinrichtung im Voraus und erst nach der endgültigen Auswahl des Restaurants zu verhandeln.

Jetzt können Sie mit der Entwicklung des Szenarios beginnen, wobei Sie wiederum die Liste der Gäste und Daten zu ihren finanziellen Möglichkeiten verwenden. Dies ist notwendig, um die Anzahl der Wettbewerbe mit Preisen, das Menü des Abends, das im Voraus bestellt wird, und andere ähnliche Momente festzulegen. Das Szenario des Abends des Alumni-Treffens, das nur von zehn Personen besucht wird, wenn auch in der „+1“-Version, wird sich stark vom Programm der Veranst altung für zwanzig Kommilitonen unterscheiden und völlig anders ausfallen aus der Versammlung von hundert Menschen.

Allerdings haben sie alle die gleiche Struktur:

• zeremonieller Teil;
• Übergang in ein Restaurant oder nur eine Pause vor Beginn des Buffets;
• reguläre Zeit;
• offizielles Ende;
• "Nachlaufen".

In der Phase der Auswahl eines Szenarios in Übereinstimmung mit dem Budget undDie Anzahl der Gäste sollte nicht in die Details der einzelnen Artikel einfließen, sondern die Mittel verteilen. Am einfachsten ist dies ausgehend von dem, was sich mit maximaler Genauigkeit berechnen lässt, z. B. vom zeremoniellen Teil. „Wohnen“sollte eigentlich gar nicht im Budget stehen, aber wenn es freies Geld gibt, dann ist es durchaus möglich, jedem zum Abschied einen Themencocktail zu präsentieren. Am undurchsichtigsten in Bezug auf das Budget ist immer der Hauptteil des Abends, der nach Drehbuch abläuft und verschiedene Wettbewerbe, Lotterien und Preise beinh altet. Daher sollte es am Ende stehen bleiben, und bei der Auswahl, womit es gefüllt werden soll, davon ausgehen, wie viel Geld übrig ist.

Als Ergebnis erh alten Sie eine ziemlich detaillierte finanzielle Schätzung. Es muss klar geschrieben sein, damit Teilnehmer bei Fragen, welches Geld bei ihnen gesammelt wird, nicht versuchen, den Inh alt des Abends zu erzählen, sondern einfach eine Liste mit trockenen Zahlen in einem Messenger oder per Post senden. Das schont Ihre eigenen Nerven und hält misstrauische Klassenkameraden davon ab, mit dem Sammler zu verhandeln.

Nachdem die Gelder gesammelt wurden, sollten Sie mit der Umsetzung des Plans beginnen. Bei einer großen Anzahl von Veranst altungsgästen werden in der Regel viele verschiedene Elemente und Attribute des Urlaubs benötigt. Man sollte nicht alles nach dem Prinzip „wie es geht“machen, Zeit und Einkäufe oder Bestellungen müssen geplant werden, das ist viel bequemer und mit einem klaren Terminplan wird nichts vergessen.

Wie h alte ich den offiziellen Teil ab?

Der Inh alt des feierlichen Teils hängt davon ab, wie viele Lehrer es geben wird und wer genau plantanwesend sein. So hält zum Beispiel der Rektor des Instituts oder der Fachbereichsleiter, der Schuldirektor am Abend des Absolvententreffens immer eine Ansprache, die die Veranst altung eröffnet. Dies ist eine Tradition, der man folgen sollte. Wenn es keine „hohen Ränge“gibt und nur ein Klassenlehrer oder mehrere Fachlehrer anwesend sind, geht das Recht zur Eröffnung des Abends und zur Leitung des gesamten feierlichen Teils auf den Veranst alter über. Es spielt keine Rolle, welcher der Lehrer zu der Veranst altung kommt, jeder, der am Abend des Treffens der Absolventen der Lehrer teilgenommen hat, wird mit Blumen und Erinnerungsschreiben des Dankes überreicht.

Der zeremonielle Teil sollte nicht lang, aber auch nicht zu kurz sein. Die optimale Zeit beträgt 30-40 Minuten. Der Inh alt könnte sein:

• Eröffnungsrede oder Rede des Regisseurs;
• Übergabe von Erinnerungsurkunden oder Urkunden, jedoch nur bei geringer Teilnehmerzahl, bei mehr als zwanzig Personen erfolgt die Urkundenausgabe nach Beendigung des offiziellen Teils beim Verlassen des Saales;
• die Worte der Lehrer, und nachdem die Lehrer fertig sind, sollten Sie Blumen und ein schön gest altetes "Dankeschön-Papier" geben, das gleiche gilt für den Direktor oder Vertreter der Verw altung;
• Abschluss und Einladung, zum Restaurant zu gehen (Sie müssen sich an die Adresse erinnern und sagen, dass sie in der Einladung steht).

Wenn einer der Absolventen etwas sagen möchte, dann geschieht dies nach den Ansprachen der Lehrer und vor der Schlussrede des Ferienveranst alters.

Wenn es die Möglichkeit gibt, den feierlichen Teil zu proben, dann sollte dies unbedingt geschehen. Es kann immer einige Nuancen geben, die die Realität von dem auf Papier geschriebenen Drehbuch unterscheiden. Die Dauer von Reden, ein nicht funktionierendes Mikrofon oder das Fehlen eines Ständers dafür und andere Kleinigkeiten, die bei der Planung nicht berücksichtigt werden können. Sie werden bei der Probe sichtbar und können korrigiert oder beseitigt werden.

Sie können den feierlichen Teil vervollständigen, der nicht auf die Rede beschränkt ist. Eine gute Möglichkeit wäre, ein Lied zu singen. Am Abend des Absolvententreffens können Sie in Ermangelung einer Hymne an der Bildungseinrichtung ein geeignetes Thema und ein nicht zu langes Lied vorbereiten. Dessen Text und eine Erläuterung dazu sind jedem Teilnehmer zusammen mit der Einladung zuzusenden. Auf Wunsch können Sie es jedoch vervielfältigen, indem Sie einen Ausdruck mit Worten am Eingang der Halle ausstellen. Wenn die Verwendung von Badges geplant ist, werden diese auch vor dem offiziellen Teil am Eingang an alle verteilt.

Was wird für den offiziellen Teil benötigt?

Es gibt obligatorische Attribute der offiziellen Bühne der Veranst altung, die nicht von der Anzahl der Teilnehmer oder der Höhe des Budgets abhängen. Dazu gehören:

• Blumen für alle Lehrer;
• Erinnerungsdiplome oder "Abschlusszeugnisse";
• Danksschreiben an Lehrer.

Das ist die Grundlage, auf die Sie nicht verzichten können. Sie können Diplome und Diplome in jeder der Werbeagenturen oder direkt in Druckereien bestellen. Eine Direktbestellung bei Druckereien ist zwar billiger, erfordert jedoch eine unabhängige Vorbereitung des Layouts. Dies ist nicht nur eine Zeichnung, die in einem beliebigen Programm erstellt wurde, es gibt eine Reihe von Anforderungen für solche Layouts. Ohne zu verstehen, wieEs wird ein Layout für den Druck erstellt, Sie sollten dies nicht tun, da das Ergebnis geändert werden muss und nicht durch die Druckmaschinen verursacht wird. Das heißt, Sie müssen zweimal bezahlen.

Zusätzlich zu den obligatorischen Attributen sind Elemente des Ereignisses wie:

• Abzeichen mit Name, Klasse oder anderen Informationen;
• Dekoration der Aula, des Foyers und anderer Orte, die die Absolventen in der Bildungseinrichtung passieren werden;
• Text bei Bedarf ausdrucken.

Für den Fall, dass es draußen k alt und rutschig ist und das Restaurant weit entfernt von dem Ort liegt, an dem der Abend des Alumni-Treffens begann (Februar oder März sind beispielsweise für lange Spaziergänge nicht förderlich). kann einen Transport mieten. Es ist unbedingt erforderlich, in Einladungen vor der Busvermietung zu warnen, da die Leute sich weigern könnten, ihr eigenes Auto zu benutzen, nachdem sie von der Verfügbarkeit von Transportmitteln „von Tür zu Tür“erfahren haben.

Übergang zum Restaurant: Kann man es mit etwas füllen

Ob man die Zeit des Übergangs von der Bildungseinrichtung zum Ort der Feier inh altlich ausfüllt oder nicht, ist eine individuelle Frage. Es hängt von vielen Nuancen ab, wie zum Beispiel:

• Dauer und Arbeitsaufwand des offiziellen Teils;
• Wetter und Jahreszeit;
• Verfügbarkeit von Verkehrsmitteln oder zu Fuß;
• Zeit bis zum Restaurant;
• Teilnehmerzahl.

Bei schönem Wetter und im Sommer ist es möglich, Clowns, lebensgroße Marionetten, Pantomimen mit Luftballons und ähnliches auf dem Weg einzusetzenBegleitung. Das stimmt die Gäste auf einen festlichen Abend ein. Wenn der Weg aber zum Beispiel zu kurz ist, brauchen Sie nur auf die gegenüberliegende Straßenseite zu gehen, dann brauchen Sie nichts aufzufüllen.

Für eine Busfahrt von mindestens 20 Minuten kannst du einen Clown oder einen anderen Künstler einsetzen, der Witze "zum Thema" erzählt oder, noch besser, im Stand-up-Genre auftritt. Dasselbe Genre ist für den Hauptteil der Veranst altung optimal.

Aber bei weniger als zehn Personen ist eine solche Unterh altung unterwegs völlig nutzlos.

Wie verbringt man den größten Teil des Abends?

Die Struktur, wie die Abschlussfeier in der Institution stattfindet, ein Jahr später treffen sie sich oder zehn Jahre nach dem Abschluss, ist dieselbe. Aber die Anzahl der Teilnehmer an der Veranst altung beeinflusst die Struktur der Feier. Bei mehr als 10-15 Personen ist ein Leiter erforderlich. Bei 5-7 Teilnehmern werden die Dienste eines Toastmasters nicht benötigt.

Alle Gewinnspiele, Lotterien oder sonstige Unterh altung müssen unbedingt dem Thema des Abends entsprechen, ebenso Trinkreden. Dies zu erreichen ist einfach, verwenden Sie einfach ein paar thematische Elemente im Skript.

Die Struktur des Ereignisses könnte folgendermaßen aussehen:

• der Organisator muss eine kurze Dinnerrede h alten, also den Feiertag wieder eröffnen;
• die folgenden Toasts sollen natürlich an bestimmte Personen gerichtet sein und darüber berichten, was sie in der Vergangenheit erreicht habengut, die Absolventen selbst können spontan sprechen;
• zwischen dem Anstoßen finden Wettbewerbe, Auftritte von Künstlern oder Teilnehmern des Abends statt;
• vor der Schließung sollte eine Verlosung mit spielerischen Preisen durchgeführt werden, zum Beispiel mit einer Urkunde für das Recht, das nächste Treffen auszurichten und zu organisieren.

Der Organisator sagt den letzten Trinkspruch. Darin müssen Sie sich bei denen bedanken, die gekommen sind, das Vertrauen in ein frühes Treffen ausdrücken und erklären, dass das Restaurant allen zur Verfügung steht, die weiterhin Spaß haben möchten, natürlich mit Angabe der Uhrzeit. Das heißt, der offizielle Teil sollte mindestens 2 Stunden vor Ablauf der Mietzeit abgeschlossen sein.

Was soll man in "Adresse"-Toasts sagen?

Glückwünsche am Abend des Wiedersehens unterscheiden sich nicht wesentlich von Trinksprüchen an anderen Feiertagen. Das heißt, es ist eine kurze Rede, die angenehme Worte über jemanden enthält, über die Errungenschaften dieser Person spricht und sie zum Trinken aufruft.

Du kannst über alles reden, aber natürlich solltest du vorbereitet sein. Jeder hat Erfolge. Wenn zum Beispiel eine hervorragende Studentin und Aktivistin Hausfrau wurde, sollten Sie sich an die Familienwerte erinnern und betonen, dass ein Haus das Wichtigste ist, was eine Person hat. Wenn ein Mitschüler als Mechaniker in einer Fabrik arbeitet, müssen Sie über den Wert einfacher Berufe sprechen, ohne die alle Annehmlichkeiten des modernen Lebens undenkbar sind. Das heißt, gezielte Trinksprüche sollen das Selbstwertgefühl einer Person steigern und ihr gefallen.

Nach solchen Reden sollte ein Diplom "For Achievement" verliehen werden. Aber dies sollte nur geschehen, wenn die Toastswird für jeden der Gäste bereit sein. Wenn hundert Leute auf der Party sind, müssen keine Diplome vorbereitet werden. Aber die Toasts selbst sollten ausgesprochen werden. Sie müssen für etwa die Hälfte der Teilnehmer durchdacht werden. Nach jedem Paar solcher Reden sollten die Gäste zu denselben Reden über ihre Klassenkameraden provoziert werden.

Damit entfällt die ewige Frage, wofür man trinken soll, und jeder der Eingeladenen fühlt sich am Feiertag notwendig und nicht überflüssig.

Was soll in das Programm aufgenommen werden?

Die optimalste Variante des Programms solcher Veranst altungen sind die Auftritte der Teilnehmer selbst. Aber die meisten Menschen neigen dazu, ein Angebot für einen Auftritt abzulehnen, also sollten die Organisatoren dies mit Wettbewerben oder Lotterien vertuschen.

Das heißt, als Preise für den Gewinn eines Wettbewerbs muss der Gewinner zum Beispiel Gedichte lesen. Für den Abend des Absolvententreffens, das nach einem nach diesem Prinzip organisierten Programm abgeh alten wird, sollten vorab gedruckte Texte vorbereitet werden. Nicht alle Menschen können sich Gedichte merken.

Auf Gewinnspiele kann man komplett verzichten und Leistungen in Form von Lotto oder Verlosungen spielen. Sie können eine Auktion veranlassen. Das heißt, der Teilnehmer erhält die Möglichkeit, jemandem sein Rederecht zu verkaufen, und das Geld für dieses Los wird der Anfang des Budgets für den nächsten Abend des Wiedersehens sein, dessen Datum natürlich bekannt gegeben werden sollte, z Beispiel nächstes Jahr.

Wie bereitet man eine Rede vor?

Diese Frage verblüfft oft selbst die pedantischsten und talentiertesten Organisatoren. Eigentlich ist alles einfach. Worte zum Abend des Wiedersehenssollte nicht anmaßend, aufrichtig und freundlich sein. Das reicht.

Die Rede sollte nicht verzögert werden. Die Eröffnung des feierlichen Teils ist natürlich innerhalb von 5-7 Minuten möglich, wenn der Direktor oder einer der „wichtigen“Lehrer die Rede nicht hält. Sie sollten nicht zeitlich begrenzt sein - es ist unhöflich. Der abschließende offizielle Teil der Rede dauert 4-5 Minuten, er kann mit den Worten „Heimkehrabend beginnt“, „Jetzt gehen wir ins Restaurant und wir werden uns amüsieren“und weiteren Informationen, zum Beispiel zu Bussen, eingeleitet werden oder die Adresse der Institution.

Der erste Toast ist rein symbolisch und sollte einfach klingen: „Leute! Hier haben wir uns gesehen! Lasst es uns feiern! Adresstoasts bestehen aus mehreren Sätzen und dauern 2-4 Minuten.

Schwierigkeiten mit Tischreden lassen sich vermeiden, indem man einen Moderator engagiert oder die übrigen Teilnehmer so weit wie möglich einsetzt.

Was darf nicht vergessen werden?

Wenn Sie einen Abend planen, müssen Sie sich an drei Nuancen erinnern, wie zum Beispiel:

• Foto- oder Videoaufnahmen organisieren;
• Host suchen;
• Einladungen versenden.

Stellen Sie sicher, dass Sie einen Fotografen und/oder Videofilmer beauftragen. Dies ist ein sehr wichtiger Teil des Treffens. Außerdem sollten Sie Dienstleistungen für den ganzen Abend bestellen – vom feierlichen offiziellen Teil bis zum „After-Walking“. Die Ergebnisse seiner Arbeit müssen dann allen Gästen der Veranst altung elektronisch übermittelt werden.

Stellen Sie einen Gastgeber für Partys mit mehr als 10 Personen ein. Schließlich ist der Organisator selbst auch Absolvent und er soll Spaß haben, und nicht dem Programm folgen unddie Stimmung der Gäste.

Die Einladung sollte mit allen notwendigen Informationen ausgestellt werden: Zeit und Ort des Treffens, Name und Adresse des Restaurants, Verfügbarkeit des Busses, falls geplant, ihn zu mieten, die Text des Liedes natürlich, wenn dieses Element im Skript enth alten ist, und so weiter.

Einladungen müssen nicht ausgedruckt werden, es ist viel einfacher, sie in elektronischer Form auszustellen und per Messenger oder E-Mail zu versenden.